✍️ Múltiples Destinatarios, Roles y Orden de Firma en Documentos y Contratos
Documentos y Contratos no limita tus acuerdos a un solo firmante. Puedes enviar un documento o contrato a varios destinatarios, cada uno con sus propios campos de firma, definir roles reutilizables en tus plantillas y controlar si firman en un orden específico o todos al mismo tiempo.
👥 Soporte de Múltiples Destinatarios
Puedes asignar elementos de firma a varias partes dentro de un mismo documento. Los destinatarios que tienen un campo de firma asignado se consideran Firmantes. Los contactos agregados sin campo de firma funcionan como Copia (CC): reciben el documento pero no firman. También puedes incluir usuarios de tu equipo como firmantes.
Enlaces de firma únicos: cada firmante recibe una URL única que lo lleva directo a su propia sección del documento; cada parte solo ve los campos asignados a ella.
PDF combinado y certificado de firma: el PDF final incluye todas las firmas una vez que todas las partes completan el proceso. El certificado de firma registra la IP, la ubicación geográfica y la fecha y hora exactas de cada firmante.
Destinatario principal: el primer destinatario agregado se convierte por defecto en el destinatario principal. Los campos personalizados se completan con la información de contacto del destinatario principal, y la generación automática de factura (cuando está habilitada) ocurre para él una vez que todas las partes firman.
Crear o Editar Documentos con Múltiples Destinatarios
Ve a Documentos y Contratos → Crear Nuevo Documento. Agrega varios contactos en la sección de Destinatarios y asigna los campos de firma correspondientes. Para que alguien sea Firmante, debe tener al menos un campo de firma asignado; si un contacto no tiene campos de firma, se agrega como Copia (CC).
Buenas Prácticas
El orden importa: agrega primero al destinatario que quieres como principal.
Comunicación clara: avisa a los destinatarios en copia que su acceso es solo de lectura.
Revisión minuciosa: verifica que cada firmante tenga sus campos de firma y fecha correctamente ubicados.
Verificación del certificado: revisa los certificados de firma en contratos de alto valor.
Plan alterno: reenvía recordatorios o reasigna campos si algún firmante no completa su parte.
🧩 Roles de Firma en Plantillas (hasta 6 roles)
Para acuerdos que requieren varias partes de forma recurrente, puedes definir hasta 6 roles de firmante por plantilla (comprador, vendedor, testigo o designaciones personalizadas). La configuración del rol vive en la plantilla, mientras que la asignación real de cada rol se hace al usar la plantilla en una automatización, lo que permite reutilizar la misma plantilla en distintos acuerdos.
Beneficios
Ahorra tiempo en acuerdos multi-parte al eliminar la re-captura manual de datos.
Reduce errores de digitación mediante el autocompletado por rol.
Permite sobrescribir los detalles por automatización manteniendo una sola plantilla.
Escala transacciones complejas con múltiples firmas.
Cómo Configurarlo
Ve a Pagos → Documentos y Contratos → Plantillas.
Agrega un elemento que se pueda rellenar (campo de firma, fecha o texto).
Haz clic en "Agregar Rol" para crear una nueva designación de firmante.
Configura el nombre del rol, correo y teléfono, usando valores estáticos o marcadores de campos personalizados (por ejemplo,
{{contact.buyer_name}}).Asigna elementos adicionales al mismo rol si es necesario.
Guarda la plantilla.
Agrega la plantilla a una automatización mediante la acción "Enviar Documento".
Revisa la asignación automática de roles.
Sobrescribe los detalles de un rol específico si lo necesitas para un envío puntual.
Publica la automatización para activar el envío automatizado.
Requisito importante: al menos un elemento rellenable debe estar asignado al rol "Contacto", ya que representa al destinatario principal que se inscribe en la automatización.
Las sobrescrituras a nivel de automatización siempre tienen prioridad sobre los valores por defecto de la plantilla, lo que permite personalizar sin duplicar plantillas.
🔢 Orden de Firma
Además de definir quién firma, puedes controlar el orden en que lo hacen.
Activar/desactivar el orden de firma: decide si se exige un orden secuencial entre los firmantes.
Reordenar con arrastrar y soltar: haz clic y mantén presionado el nombre de un firmante, arrástralo a la posición deseada y suéltalo para aplicar el nuevo orden.
Envío de correos secuencial o simultáneo: si el orden está activado, los correos se disparan según la posición de cada firmante; si está desactivado, todos los destinatarios reciben el correo al mismo tiempo.
Esta función es útil para escenarios de negocio que requieren control preciso sobre el proceso de firma, como aprobaciones secuenciales o de cumplimiento.