📄 Cómo Usar Documentos y Contratos
Documentos y Contratos te permite crear, enviar y rastrear contratos, propuestas y presupuestos profesionales directamente desde tu CRMHUB, sin depender de herramientas externas.
📋 Contenido de este Tutorial
🧩 ¿Qué es Documentos y Contratos?
🌟 Beneficios Clave
📊 El Panel de Documentos
🚀 Cómo Crear un Documento
🛠️ Herramientas del Editor
👥 Configuración de Destinatarios
💳 Configuración de Pagos
✉️ Envío del Documento
⚙️ Configuración del Documento
❓ Preguntas Frecuentes
🧩 ¿Qué es Documentos y Contratos?
Es la herramienta integrada en la sección de Pagos de CRMHUB para gestionar acuerdos vinculantes con tus clientes. Puedes empezar desde cero, subir un PDF existente o usar una plantilla prediseñada, e incluir firma electrónica, cobro de pagos, disparadores de Automatizaciones y un historial de auditoría completo.
🌟 Beneficios Clave
Panel centralizado: todos tus contratos y propuestas organizados en un solo lugar dentro de Pagos.
Plantillas reutilizables: crea una vez y reutiliza para acuerdos recurrentes.
Firmas electrónicas con auditoría: recopila firmas legalmente vinculantes con un certificado que registra los datos del firmante, la IP y las marcas de tiempo.
Pagos integrados: cobra pagos únicos o recurrentes directamente dentro del contrato.
Automatización con Automatizaciones: dispara acciones cuando un documento se crea, envía, visualiza o firma.
📊 El Panel de Documentos
Ve a Pagos → Documentos y Contratos para ver tus pestañas de estado: Borrador, Esperando a otros, Completado, Pagos y Archivado. La tabla muestra Título, Estado, Cliente, Fecha de modificación y Valor, y puedes filtrar por fecha. El menú de tres puntos de cada documento te permite Ver, Clonar, Marcar como completado, Descargar PDF, Convertir en plantilla, Compartir por enlace, Mover a borrador o Marcar como rechazado.
🚀 Cómo Crear un Documento
Tienes tres formas de empezar:
Nuevo documento: constrúyelo desde cero en el editor.
Subir un PDF existente: impórtalo y superpone campos rellenables.
Importar desde la biblioteca de plantillas: elige una plantilla ya creada.
Para clonar un documento: entra a Pagos → Documentos y Contratos, ubica el documento, abre el menú de tres puntos y selecciona Clonar. CRMHUB creará una copia con el sufijo "Copy".
🛠️ Herramientas del Editor
Agregar elementos: texto, imágenes, videos, tablas, listas de productos, saltos de página y campos rellenables (firma, campo de texto, fecha, iniciales, casilla de verificación), asignables a firmantes específicos desde el panel de propiedades.
Variables del documento: inserta marcadores dinámicos como fecha de creación, número de referencia, nombre de la sub-cuenta y campos personalizados, que se completan automáticamente al enviar.
Biblioteca de contenido: guarda bloques o páginas completas reutilizables con "Añadir a Biblioteca de Contenido" e insértalos luego con arrastrar y soltar.
👥 Configuración de Destinatarios
Define quién firma o recibe el documento. Puedes agregar múltiples destinatarios con opciones de orden de firma (secuencial o simultáneo) y asignar campos específicos a cada uno.
💳 Configuración de Pagos
Agrega opciones de pago directamente en el contrato: elige facturación única o recurrente, habilita el cobro al momento de la firma o la generación automática de facturas, y activa el modo en vivo y el autocobro (autopay).
✉️ Envío del Documento
Haz clic en Enviar, selecciona una plantilla de correo del menú desplegable, edita el asunto o el cuerpo si lo necesitas, confirma la vista previa y envía. También puedes anular la configuración de correo predeterminada (nombre y correo del remitente, asunto y plantilla), redirigir a una URL personalizada tras la firma, o subir archivos adjuntos.
⚙️ Configuración del Documento
Desde el menú de tres puntos dentro del editor puedes: Marcar como completado, Descargar PDF, Convertir en plantilla, Agregar caducidad o Eliminar. Al finalizar, elige entre Enviar por correo o Compartir por enlace.
❓ Preguntas Frecuentes
¿Qué pasa si solo algunos firmantes completan sus campos? El documento permanece en "Esperando a otros" hasta que todos los firmantes requeridos terminen; puedes reenviar recordatorios desde el panel.
¿Es seguro? CRMHUB aplica cifrado SSL a todos los documentos y datos de pago. Cada firma genera un certificado con IP, correo y marca de tiempo. La información de pago se procesa a través de las pasarelas integradas y nunca se almacena en CRMHUB.
¿Puedo mostrar contenido condicional? Actualmente no; los documentos son estáticos una vez creados. Usa varias plantillas o variaciones basadas en Automatizaciones para distintos escenarios.
¿Editar una plantilla afecta a los documentos ya enviados? No. Los cambios solo aplican a los documentos futuros creados desde esa plantilla, preservando la integridad legal de lo ya firmado.
¿Puedo agregar fecha de caducidad? Sí, desde el menú de acciones. Al vencer, el documento pasa a estado "Expirado" y no puede firmarse.
¿Puedo filtrar Automatizaciones por plantilla o estado? Sí, los disparadores de Automatizaciones pueden filtrar por Estado del documento y Nombre de plantilla, por ejemplo para enviar recordatorios cuando una plantilla específica siga sin firmarse pasado cierto tiempo.
🚀 ¡Empieza a crear, enviar y firmar tus documentos de forma más rápida y profesional con CRMHUB!