📁 Cómo Compartir y Gestionar Documentos a través del Portal del Cliente y CRM
En este artículo aprenderás a compartir documentos con tus contactos mediante el Portal del Cliente de CRMHUB y cómo los contactos pueden subir archivos de vuelta. También descubrirás cómo administrar eficientemente los documentos compartidos y recibidos.
📋 Contenido de este Tutorial
📂 Visión general
⚙️ Importancia de compartir documentos
🚀 Cómo compartir y gestionar documentos
🗂️ Cómo agregar y gestionar archivos mediante campos personalizados
🔐 Seguridad y consideraciones sobre documentos compartidos
❓ Preguntas frecuentes
📂 Visión general
Este tutorial explica cómo los usuarios de CRMHUB pueden compartir documentos con sus contactos y cómo estos pueden cargar archivos a través del Portal del Cliente. Te mostraremos dónde encontrar estas herramientas y cómo administrar los archivos de manera organizada.
Nota: Actualmente, los documentos y contratos no pueden alternarse entre compartidos o no compartidos después de ser cargados.
Requisito: Esta función está disponible únicamente para contactos que tengan acceso al Portal del Cliente.
⚙️ Importancia de compartir documentos
Centralización de archivos: Todos los documentos y cargas se gestionan en un solo lugar, facilitando la visibilidad y el control.
Colaboración fluida: Permite el intercambio de archivos entre usuarios de CRMHUB y clientes sin necesidad de herramientas externas.
Control mejorado: Tanto usuarios como contactos pueden gestionar, previsualizar y revocar el acceso a los documentos con un solo clic.
🚀 Cómo compartir y gestionar documentos
Paso 1: 🔍 Accede a las herramientas de documentos
Dentro de CRMHUB, selecciona Contactos, elige un contacto y haz clic en Documentos en el menú lateral izquierdo.
Paso 2: 📤 Compartir documentos desde CRMHUB
En la pestaña Documentos, localiza el archivo que deseas compartir o agrega uno nuevo.
Agregar un nuevo documento
Haz clic en el botón para subir un archivo desde tu computadora o arrástralo directamente al área designada.
Una vez cargado, el documento estará disponible para que el contacto lo visualice desde el Portal del Cliente.
Paso 3: 📥 Recepción de documentos desde el Portal del Cliente
Los contactos pueden subir archivos directamente a través del portal, que quedarán almacenados en la sección de documentos del contacto correspondiente.
Los usuarios pueden revisar, descargar o eliminar estos archivos según sea necesario.
🗂️ Cómo agregar y gestionar archivos mediante campos personalizados
Además de la gestión tradicional de documentos, CRMHUB permite utilizar campos personalizados para agregar archivos específicos relacionados con cada contacto.
Crea campos personalizados de tipo archivo para que los contactos puedan subir documentos específicos.
Estos archivos se integran automáticamente en el perfil del contacto y pueden ser gestionados desde la interfaz principal.
Esta funcionalidad facilita la organización y segmentación de documentos según categorías o necesidades particulares.
🔐 Seguridad y consideraciones sobre documentos compartidos
Es importante tener en cuenta que:
Todos los documentos almacenados bajo contactos cuentan con una URL pública que puede ser compartida y visualizada por cualquier persona que tenga acceso a dicha URL.
Estas URLs no son indexadas por motores de búsqueda como Google o Bing, lo que reduce el riesgo de acceso no autorizado a través de búsquedas.
Sin embargo, se recomienda no almacenar información sensible o confidencial en documentos bajo contactos para evitar posibles riesgos de seguridad.
Mantén siempre buenas prácticas de seguridad y revisa los permisos de acceso para proteger la información de tus clientes.
❓ Preguntas frecuentes
¿Puedo cambiar un documento de compartido a no compartido después de subirlo? No, actualmente no es posible alternar el estado de compartido de un documento una vez cargado.
¿Quién puede ver los documentos compartidos? Solo los contactos con acceso al Portal del Cliente y quienes tengan el enlace público pueden visualizar los documentos.
¿Se pueden subir documentos desde el Portal del Cliente? Sí, los contactos pueden subir archivos que se almacenan directamente en su perfil dentro del CRM.
¿Es seguro compartir documentos mediante URLs públicas? Las URLs no son indexadas por buscadores, pero se recomienda no subir información sensible para evitar riesgos.
¿Cómo puedo organizar mejor los documentos de mis contactos? Utiliza campos personalizados para clasificar y gestionar archivos específicos de forma ordenada.
¡Ahora estás listo para compartir y gestionar documentos de forma eficiente y segura! 🚀