⚡ Automatiza tus Documentos y Contratos: Plantillas y Disparadores
Crea plantillas de propuestas, presupuestos y contratos con tu marca, y envíalas automáticamente cuando ocurren eventos específicos, como agregar una etiqueta o cambiar de etapa en el pipeline. Además, dispara Automatizaciones cada vez que un documento cambia de estado: enviado, visto, firmado o completado.
🌟 Beneficios Clave
Envía contratos automáticamente cuando ocurren disparadores específicos.
Usa plantillas reutilizables con contenido dinámico.
Recopila firmas electrónicas legalmente vinculantes con rapidez.
Incluye listas de productos y precios dentro del documento.
Rastrea el estado de entrega y firma.
Automatiza el seguimiento posterior a la firma.
📋 Crear una Plantilla
Ve a Pagos → Documentos y Contratos → Plantillas.
Haz clic en "+ Nueva" para iniciar la plantilla.
Nombra tu plantilla (por ejemplo, "Propuesta").
Usa "Agregar Elemento" para insertar imágenes (logo, marca), texto (términos, descripciones), Valores Personalizados (campos dinámicos como el nombre del contacto), listas de productos (servicios con precio) y campos de firma.
Importante: los cambios en una plantilla no afectan de forma retroactiva a los documentos ya enviados o en borrador.
🚀 Configura la Automatización de Envío
Ve a Automatización → Automatizaciones → "+ Crear Automatización".
Selecciona un evento disparador.
Agrega la acción "Enviar Documentos y Contratos".
Designa el usuario que envía.
Selecciona la plantilla guardada.
Elige el modo de entrega: Enviar Directamente o Crear como Borrador.
Selecciona el canal: Correo, SMS o ambos.
Nota: el envío por SMS requiere que el contacto tenga un correo registrado para efectos de seguimiento del sistema, aunque la entrega principal sea por texto.
👀 Experiencia del Contacto
Los destinatarios reciben un correo con un enlace seguro al documento. Pueden firmar directamente desde el navegador, sin descargar archivos ni iniciar sesión.
🔔 Disparador de Automatización: Documentos y Contratos
Además de enviar documentos automáticamente, puedes usar el cambio de estado de un documento como disparador de una automatización, para conectar el ciclo de vida del documento con el resto de tu operación.
Beneficios
Seguimiento automatizado según el estado: dispara automatizaciones personalizadas en cada etapa, asegurando recordatorios y actualizaciones a tiempo sin seguimiento manual.
Mejor gestión de registros: actualiza campos del CRM, hojas de cálculo o canales internos automáticamente según la actividad del documento.
Filtros dinámicos: usa filtros como Nombre de Plantilla, Estado y Tipo de Destinatario para disparar automatizaciones solo en documentos o destinatarios específicos.
Colaboración interna: envía notificaciones internas instantáneas cuando ocurren acciones clave sobre el documento.
Experiencia personalizada: usa Valores Personalizados del contacto o del documento para personalizar las comunicaciones salientes.
Configuración del Disparador
Ve a Automatización, haz clic en "+ Crear Automatización" y elige "Empezar desde Cero".
Haz clic en "+ Agregar Nuevo Disparador" y desplázate hasta la sección de Pagos para seleccionar "Documentos y Contratos".
Asigna un nombre específico al disparador (por ejemplo, "Contrato Visto – Documento de Onboarding").
Haz clic en "Agregar Filtros" para definir las condiciones que activan la automatización.
Campos de Filtro Disponibles
Tipo de Destinatario: Contacto o Usuario del Negocio.
Estado: Visto, Firmado/Aceptado, Completado, Enviado.
Plantilla: selección de una plantilla de documento específica.
Valor: monto del contrato, usando operadores como "Mayor que" para disparadores basados en umbrales.
Haz clic en "Guardar Disparador" para aplicar la configuración.
📊 Seguimiento de Documentos
Supervisa el estado desde Pagos → Documentos y Contratos → Todos los Documentos y Contratos, filtrando por Borradores, Esperando a Otros, Completado o Pagos.
❓ Preguntas Frecuentes
¿Puedo editar un documento ya enviado? Solo si está en modo Borrador.
¿Qué pasa si un firmante no completa el documento? Permanece en "Esperando a Otros" hasta que todos los firmantes requeridos terminen.
¿Se admiten múltiples destinatarios? Sí.
¿Se integra el cobro de pagos? Sí, mediante las pasarelas de pago conectadas a tu cuenta.
¿La automatización puede diferenciar entre Contacto y Usuario del Negocio? Sí, usando el filtro de Tipo de Destinatario puedes crear rutas distintas para firmantes externos e internos.
¿El disparador se activa varias veces para un mismo documento? Sí, cada cambio de estado es un evento independiente; usa lógica condicional dentro de la automatización para evitar acciones duplicadas.
¿Puedo disparar solo para contratos de cierto valor? Sí, el filtro de Valor admite operadores como "Mayor que" para activar la automatización solo por encima de un umbral definido.