📞 Configuración y Gestión de Buzón de Voz y ID de Llamada Verificado
En este artículo aprenderás a configurar y administrar el buzón de voz en CRMHUB, tanto para tu empresa como para usuarios individuales, y a establecer un ID de llamada verificado usando tu propio número. Descubre cómo grabar y subir saludos de buzón, gestionar las configuraciones específicas, activar notificaciones por correo electrónico para mensajes entrantes y asegurar que tus llamadas salientes muestren tu número deseado. Sigue estos pasos para optimizar tu sistema de comunicación según tus necesidades.
📋 Contenido de este Tutorial
🎙️ Cómo grabar tu propio buzón de voz
📂 Dónde subir archivos de buzón de voz
⏳ Cómo controlar la configuración de tiempo de espera
📞 Cómo configurar un ID de llamada verificado
🛠️ Solución de problemas del buzón de voz empresarial
❓ Preguntas frecuentes
🎙️ Cómo grabar tu propio buzón de voz
Para grabar tu saludo de buzón de voz, puedes utilizar herramientas en línea que permiten crear archivos en formato mp3. Busca un sitio web confiable para grabar tu mensaje directamente desde tu navegador y guarda el archivo para subirlo luego a CRMHUB.
📂 Dónde subir archivos de buzón de voz
Los archivos de buzón de voz en formato mp3 o wav se pueden configurar en dos lugares dentro de CRMHUB:
1) Buzón de voz para usuarios Accede a: cuenta > Configuración > pestaña Mi Personal > selecciona Editar en el usuario > expande Configuración de Llamadas y Buzón de Voz > sube el archivo mp3/wav.
Cuando un contacto llama a un número asignado a un usuario y este no contesta, se reproducirá el saludo personalizado del buzón de voz del usuario.
2) Buzón de voz para la empresa Accede a: cuenta > Configuración > pestaña Perfil de Empresa > desplázate hasta Configuración de Llamadas y Buzón de Voz > sube el archivo mp3/wav.
Si la llamada entra a un número no asignado a ningún usuario o el contacto no está asignado a un usuario, se reproducirá el saludo del buzón de voz empresarial cuando nadie conteste.
⏳ Cómo controlar la configuración de tiempo de espera
La configuración del tiempo de espera determina cuánto tiempo sonará un teléfono antes de que la llamada se dirija al buzón de voz. Puedes ajustar esto en la configuración de llamadas de cada usuario o a nivel de la empresa.
Configuración de tiempo de espera para usuarios
Para usuarios individuales, el tiempo de espera se gestiona en: cuenta > Configuración > pestaña Mi Personal > selecciona Editar en el usuario > expande Configuración de Llamadas y Buzón de Voz. Aquí podrás especificar el número de segundos antes de que la llamada se desvíe al buzón de voz.
Configuración de tiempo de espera para la empresa
Para la configuración a nivel de empresa, ve a: cuenta > Configuración > pestaña Perfil de Empresa > desplázate hasta Configuración de Llamadas y Buzón de Voz. Aquí podrás establecer un tiempo de espera predeterminado para todas las llamadas que no sean respondidas y que no estén asignadas a un usuario específico.
📞 Cómo configurar un ID de llamada verificado
Es posible usar tu propio número de teléfono como ID de llamada para las llamadas salientes, lo que mejora la confianza y el reconocimiento. Esta función solo es compatible con el Sistema Telefónico de CRMHUB.
Paso 1: Seleccionar la cuenta
En la esquina superior izquierda, haz clic para cambiar a la cuenta donde deseas configurar el ID de llamada verificado. Busca la cuenta deseada y selecciónala.
Paso 2: Acceder a la configuración
Una vez dentro de la cuenta, haz clic en Configuración en el menú lateral.
Paso 3: Ir a números de teléfono
Dentro de Configuración, haz clic en la opción Números de Teléfono.
Paso 4: Añadir ID de llamada verificado
En la pestaña Añadir Número, haz clic en Añadir ID de Llamada Verificado.
Paso 5: Verificar tu número de teléfono
Ingresa tu propio número de teléfono y haz clic en Verificar Número. Recibirás una llamada a ese número con un código de verificación. Responde la llamada e introduce el código proporcionado para completar la verificación. Una vez hecho esto, tu número será verificado y añadido como ID de llamada.
🛠️ Solución de problemas del buzón de voz empresarial
Si experimentas problemas con el buzón de voz empresarial, considera los siguientes puntos:
Formato del archivo: Asegúrate de que el archivo de audio esté en formato mp3 o wav. Otros formatos pueden no ser compatibles.
Tamaño del archivo: Archivos muy grandes pueden causar problemas. Intenta optimizar el tamaño del archivo sin comprometer la calidad.
Configuración de desvío: Verifica que la configuración de desvío de llamadas esté correctamente establecida para dirigir las llamadas al buzón de voz después del tiempo de espera.
Asignación de números: Confirma que los números de teléfono estén correctamente asignados a los usuarios o a la empresa según lo deseado.
Notificaciones: Si no recibes notificaciones de buzón de voz, revisa la configuración de correo electrónico en CRMHUB y la carpeta de spam de tu correo.
❓ Preguntas frecuentes
¿Puedo tener un buzón de voz diferente para cada usuario? Sí, cada usuario puede tener su propio saludo de buzón de voz personalizado.
¿Qué formatos de archivo de audio son compatibles para el buzón de voz? Los formatos compatibles son mp3 y wav.
¿Cómo puedo saber si alguien dejó un mensaje en el buzón de voz? Puedes configurar notificaciones por correo electrónico para recibir alertas de nuevos mensajes.
¿El ID de llamada verificado funciona con cualquier tipo de cuenta? No, solo es compatible con el Sistema Telefónico de CRMHUB.
¿Puedo cambiar el tiempo que tarda una llamada en ir al buzón de voz? Sí, puedes ajustar el tiempo de espera en la configuración de llamadas de usuarios y de la empresa.
¿Qué hago si mi archivo de buzón de voz no se sube? Verifica el formato y el tamaño del archivo. Intenta con un archivo más pequeño o en un formato diferente.
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