🔗 Cómo Fusionar Contactos Duplicados y Configurar Preferencias en CRMHUB
Aprende a fusionar registros duplicados de contactos dentro de tu cuenta de CRMHUB para mantener tu base de datos limpia, mejorar la precisión en la comunicación y optimizar la gestión de tus contactos. Además, configura las preferencias de deduplicación para controlar cómo se manejan los contactos nuevos.
📋 Contenido de este Tutorial
🔍 ¿Qué es fusionar contactos duplicados?
⭐ Beneficios clave de fusionar contactos duplicados
🛠️ Pasos para fusionar contactos duplicados
⚙️ Preferencias de deduplicación de contactos
❓ Preguntas frecuentes
🔍 ¿Qué es fusionar contactos duplicados?
Fusionar contactos duplicados en CRMHUB significa unificar varios registros que corresponden a la misma persona o empresa en un solo contacto consolidado. Esto ayuda a evitar confusiones, eliminar comunicaciones repetidas y mantener una base de datos organizada.
Los duplicados pueden generarse por entradas manuales, importaciones desde archivos CSV, formularios o integraciones con terceros. CRMHUB detecta duplicados basándose en campos coincidentes como nombre, correo electrónico o número telefónico.
⭐ Beneficios clave de fusionar contactos duplicados
Mantiene la integridad y limpieza de los datos en tu CRM.
Combina notas, tareas, conversaciones y flujos de trabajo en un solo registro.
Mejora la precisión en campañas y reportes.
Evita confusiones en seguimientos de soporte y ventas.
Optimiza la automatización y el enrutamiento de contactos.
🛠️ Pasos para fusionar contactos duplicados
Paso 1: 🔍 Identificar contactos duplicados
Ingresa al módulo de Contactos en tu cuenta de CRMHUB.
Utiliza la barra de Búsqueda rápida para encontrar contactos duplicados ingresando un identificador común como nombre o correo electrónico.
También puedes buscar manualmente en la lista de contactos.
Selecciona hasta un máximo de 10 contactos duplicados que deseas fusionar.
Paso 2: ⚙️ Iniciar el proceso de fusión
Con los contactos seleccionados, haz clic en el botón Fusionar Contactos.
⚙️ Preferencias de deduplicación de contactos
Las preferencias de deduplicación de contactos controlan cómo se gestionan los contactos duplicados al crearse nuevos registros en CRMHUB. Esto es crucial para mantener la limpieza de tu base de datos desde el momento de la entrada.
Descripción general de las preferencias de deduplicación de contactos
La configuración "Permitir Contactos Duplicados" establece las reglas para la creación y coincidencia de contactos. Si desactivas los duplicados, CRMHUB usará tu campo primario (y opcionalmente secundario) elegido para adjuntar nuevas entradas a un contacto existente; de lo contrario, se creará un nuevo contacto. Si activas los duplicados, se permitirán nuevos registros incluso si ya existe un correo electrónico o número de teléfono, y podrás fusionarlos más tarde si es necesario.
Esta configuración es especialmente relevante para contactos enviados a través de Zapier, formularios, Facebook e Instagram. Sin embargo, no se aplica a las cargas de contactos por CSV, donde los duplicados se identifican y gestionan automáticamente basándose en números de teléfono o direcciones de correo electrónico.
Detalles clave a considerar
Aplica a Zapier, Formularios, Facebook e Instagram: La configuración "Permitir Contactos Duplicados" controla cómo las nuevas entradas de estas fuentes crean o fusionan contactos.
Cuando está habilitada, se permiten nuevos registros incluso si ya existe un correo electrónico o número de teléfono.
Cuando está deshabilitada, los detalles de correo electrónico o teléfono coincidentes actualizan un contacto existente en lugar de crear uno nuevo.
Preferencias de deduplicación de contactos (Configuración)
Permitir Contacto Duplicado
Activado: Si esta opción está activada, CRMHUB siempre creará un nuevo contacto, incluso si ya existe un contacto con el mismo correo electrónico o número de teléfono. Esto te da la flexibilidad de crear duplicados y fusionarlos manualmente más tarde.
Desactivado: Si esta opción está desactivada, CRMHUB intentará encontrar un contacto existente basado en los campos que especifiques (ver "Encontrar Contactos Existentes Basado En"). Si encuentra una coincidencia, actualizará ese contacto existente en lugar de crear uno nuevo.
Encontrar Contactos Existentes Basado En
Este ajuste define el campo principal que CRMHUB utilizará para buscar contactos existentes cuando "Permitir Contacto Duplicado" esté desactivado. Puedes elegir entre:
Correo Electrónico: CRMHUB buscará un contacto con la misma dirección de correo electrónico.
Número de Teléfono: CRMHUB buscará un contacto con el mismo número de teléfono.
Correo Electrónico o Número de Teléfono: CRMHUB buscará una coincidencia en cualquiera de los dos campos.
Segunda Preferencia para Búsqueda (Opcional)
Si seleccionas "Correo Electrónico o Número de Teléfono" como tu preferencia principal, puedes establecer una segunda preferencia para la búsqueda. Esto permite un criterio de coincidencia más flexible.
Comportamiento entre fuentes de contacto
Formularios: Si un contacto envía un formulario y la deduplicación está desactivada, CRMHUB buscará un contacto existente y actualizará sus datos. Si no se encuentra, se creará uno nuevo.
Zapier: Similar a los formularios, Zapier respetará la configuración de deduplicación al crear o actualizar contactos.
Facebook e Instagram: Las interacciones a través de estas plataformas también seguirán las reglas de deduplicación configuradas.
Cargas CSV: Las cargas masivas de CSV tienen su propio mecanismo de deduplicación que identifica duplicados por número de teléfono o correo electrónico, independientemente de esta configuración.
Cómo configurar las preferencias de deduplicación de contactos
Navega a Configuración en tu cuenta de CRMHUB.
Selecciona Preferencias de la Cuenta.
Busca la sección de Preferencias de Deduplicación de Contactos.
Ajusta la opción Permitir Contacto Duplicado según tus necesidades (activar/desactivar).
Si la opción anterior está desactivada, selecciona tu Preferencia Principal para la búsqueda de contactos existentes (Correo Electrónico, Número de Teléfono, o Correo Electrónico o Número de Teléfono).
Si seleccionaste "Correo Electrónico o Número de Teléfono" como principal, elige una Segunda Preferencia (opcional).
Guarda los cambios.
❓ Preguntas frecuentes
¿Por qué es importante fusionar contactos? Para mantener la base de datos limpia, evitar duplicados, mejorar la precisión de los datos y optimizar la comunicación con los clientes.
¿Cuántos contactos puedo fusionar a la vez? Puedes seleccionar y fusionar hasta 10 contactos duplicados en un solo proceso.
¿Qué sucede con la información de los contactos fusionados? Toda la información (notas, tareas, conversaciones, etc.) de los contactos duplicados se consolida en un único registro.
¿Qué campos usa CRMHUB para detectar duplicados? Principalmente correo electrónico y número de teléfono, pero también puede basarse en otros identificadores comunes.
¿Qué pasa si permito contactos duplicados en la configuración? CRMHUB creará un nuevo contacto incluso si ya existe uno con el mismo correo electrónico o teléfono, dándote la opción de fusionarlos manualmente después.
¿A qué fuentes de contacto aplican las preferencias de deduplicación? A formularios, Zapier, Facebook e Instagram. Las cargas CSV tienen su propio manejo de duplicados.
¿Puedo cambiar las preferencias de deduplicación en cualquier momento? Sí, puedes ajustar estas configuraciones en las Preferencias de la Cuenta cuando lo necesites.
🚀 ¡Mantén tu base de datos de CRMHUB impecable y optimizada para el éxito!