La Acción Premium de Google Sheets integra directamente Google Sheets dentro de tus Automatizaciones, permitiéndote crear, actualizar, buscar y eliminar filas de una hoja de cálculo de forma programática, sin depender de herramientas externas.
¿Cómo funciona?
Es una acción premium con un costo de $0.01 por ejecución. Conecta tu cuenta de Google autenticada con la hoja y pestaña que elijas, permitiendo que los disparadores de la Automatización manipulen automáticamente los datos de la hoja a través de un conjunto de funciones predefinidas.
Requisitos previos
Cuenta de Google conectada a tu sub-cuenta.
Una hoja de Google Sheets ya preparada, con encabezados definidos.
Acciones y Disparadores Premium habilitados a nivel de agencia y de sub-cuenta.
Configuración paso a paso
Ve a Automatizaciones > Workflows.
Selecciona "+ Agregar Acción" y elige la Acción Premium de Google Sheets.
Autentica tu cuenta de Google si es necesario.
Selecciona en orden: unidad de Drive, hoja de cálculo y pestaña.
Haz clic en "Actualizar Encabezados" para sincronizar el mapeo de columnas.
Elige las columnas de inicio y fin para las operaciones.
Funciones disponibles
Crear Fila: agrega una sola fila al final de la hoja.
Crear Múltiples Filas: agrega varias filas simultáneamente.
Buscar Fila: encuentra la primera fila coincidente según criterios.
Buscar Múltiples Filas: recupera varias filas coincidentes.
Actualizar Fila Específica: modifica los datos de una fila numerada.
Actualizar Múltiples Filas: altera datos en varias filas.
Actualizar Usando Búsqueda: modifica la fila que coincide con los criterios de búsqueda.
Eliminar Fila Específica: borra el contenido de una fila (conserva la estructura de la fila).
Eliminar Usando Búsqueda: borra el contenido de la fila coincidente.
Campos y opciones clave
Configuración básica: cuenta, unidad de Drive, hoja de cálculo, pestaña y rango de columnas.
Parámetros de búsqueda: dirección de búsqueda (de arriba hacia abajo o viceversa), columna de coincidencia, valor a buscar, criterio secundario opcional y cantidad de resultados.
Mapeo de datos: los encabezados generan automáticamente variables personalizadas accesibles en el resto de la Automatización, con el formato "sheet.x.nombreColumna" (entre llaves dobles de valor personalizado), donde "x" representa el índice de la acción de búsqueda.
Casos de uso
Registro de ventas: guardar leads automáticamente al alcanzar un hito.
Campañas de marketing: sincronizar métricas de desempeño para análisis en tiempo real.
Soporte al cliente: registrar y actualizar bitácoras de tickets.
Gestión de inventario: automatizar el seguimiento de stock.
Recursos Humanos: gestionar datos de empleados y procesos de incorporación.
Limitaciones
Las acciones de "Eliminar" solo vacían el contenido de la fila; no la eliminan permanentemente.
Si cambian los nombres de encabezado en la hoja, debes actualizar el mapeo manualmente en CRMHUB.
Las acciones de "Actualizar" y "Eliminar" trabajan sobre una sola fila a la vez; las operaciones masivas requieren automatización externa.
Si una Búsqueda no arroja resultados, las acciones que dependen de ella se omiten automáticamente.
Cada sub-cuenta nueva recibe hasta 100 ejecuciones gratuitas al habilitar esta acción premium.
Recomendaciones
Las acciones de "Buscar" deben ir antes de "Actualizar Usando Búsqueda" y "Eliminar Usando Búsqueda".
Usa la opción "Crear Fila si No Existe" junto con Buscar para generar filas nuevas automáticamente cuando la búsqueda no encuentre resultados.
Referencia el número de fila con la variable personalizada "sheet.x.rowNumber" dentro de lógica condicional.
Organiza la Automatización para aprovechar los resultados de Búsqueda en condicionales Si/Entonces antes de intentar actualizaciones.