🚫 Captura Feedback y Automatiza el Seguimiento cuando un Documento es Rechazado
La función de Rechazar Documento permite que tus destinatarios, y también tu propio equipo, rechacen formalmente un documento en lugar de dejarlo simplemente sin firmar. En vez de perder visibilidad sobre esa oportunidad, CRMHUB registra el estado de rechazo, el motivo y las notas para que puedas rastrearlo y automatizar un seguimiento.
🌟 Beneficios Clave
Feedback estructurado: recopila motivos de rechazo predefinidos y notas opcionales.
Estados más claros: separa los documentos rechazados de los que simplemente están pendientes de firma.
Automatización de seguimiento: dispara acciones cuando un documento se rechaza.
Comunicación personalizada: usa Valores Personalizados relacionados con el rechazo en tus plantillas de correo.
Visibilidad sobre negocios perdidos: mantiene un historial de rechazo con detalle de quién rechazó y cuándo.
👤 Flujo de Rechazo para el Destinatario
Abre el documento recibido.
Accede al menú en la esquina superior derecha.
Selecciona "Rechazar Documento".
Elige uno o varios motivos de rechazo (si están disponibles).
Agrega notas opcionales.
Haz clic en Enviar.
Una vez enviado, el documento pasa al estado Archivado y ya no puede firmarse.
🧑💼 Flujo de Rechazo para tu Equipo
Tu equipo también puede rechazar documentos ya enviados desde Documentos y Contratos, siguiendo el mismo ciclo de vida que el rechazo de un destinatario.
⚡ Automatización con Automatizaciones
Crea una automatización disparada por Documentos y Contratos → Estado → Rechazado para automatizar seguimientos, creación de tareas o notificaciones internas.
✉️ Valores Personalizados para Plantillas de Correo
Motivos de Rechazo del Documento: devuelve los motivos seleccionados separados por comas.
Detalle de Motivos de Rechazo: devuelve las notas detalladas de la respuesta de rechazo.
🔎 Cómo Rastrear Documentos Rechazados
Ve a Documentos y Contratos.
Abre la sección Archivado.
Selecciona el documento rechazado.
Usa "Ver Historial" para ver el detalle del rechazo: quién rechazó, fecha y hora, motivos seleccionados y notas adicionales.
🛠️ Pasos de Configuración
Envía documentos a través de Documentos y Contratos.
Permite que los destinatarios usen la opción Rechazar.
Revisa el estado Rechazado en el sistema.
Crea automatizaciones para dar seguimiento.
Agrega los Valores Personalizados de rechazo a tus plantillas de correo.
Analiza los patrones de rechazo para mejorar tus procesos comerciales.
❓ Preguntas Frecuentes
¿Un documento rechazado puede volver a firmarse? No; pasa a Archivado y no puede re-firmarse.
¿Quién puede rechazar un documento? Tanto el destinatario como un usuario de tu equipo.
¿Cómo se ven los motivos en las plantillas? Como una lista separada por comas mediante el Valor Personalizado correspondiente.
¿Se conserva un historial completo? Sí, el seguimiento de historial preserva la auditoría completa del rechazo.