📧 Registros de Auditoría de Preferencias y Suscripciones de Email
En este artículo aprenderás qué son los registros de auditoría aplicados a las preferencias de suscripción y a los Tipos de Preferencia en CRMHUB, qué información queda registrada, y cómo acceder a este historial para fines de cumplimiento normativo y control interno.
📋 Contenido de este Tutorial
🔍 ¿Qué son los registros de auditoría de preferencias?
⭐ Beneficios clave
🗂️ ¿Qué información se registra?
⚙️ Cómo acceder a los registros de auditoría
❓ Preguntas frecuentes
🔍 ¿Qué son los registros de auditoría de preferencias?
Los registros de auditoría de preferencias son un historial detallado de todos los cambios realizados sobre las preferencias de suscripción de tus contactos y sobre los Tipos de Preferencia configurados en el Centro de Gestión de Preferencias. Cada entrada documenta qué usuario del equipo hizo el cambio, en qué momento y qué valor se modificó, dejando una trazabilidad clara y defendible de la actividad de gestión de preferencias en toda tu subcuenta.
⭐ Beneficios clave
Cumplimiento y reportes: exporta los registros fácilmente para respaldar auditorías, solicitudes de acceso a datos y reportes internos.
Responsabilidad del equipo: identifica con precisión quién hizo cada cambio de preferencia o suscripción y cuándo ocurrió.
Seguimiento de cambios: compara el valor anterior y el valor actualizado de cada preferencia o Tipo de Suscripción de un vistazo.
Historial completo: mantén un registro cronológico de toda la actividad de gestión de preferencias, útil como respaldo ante una auditoría.
🗂️ ¿Qué información se registra?
Cambios en preferencias de contacto
Cuando un usuario del equipo modifica manualmente la preferencia de un contacto, el registro guarda:
Qué contacto tuvo la preferencia modificada.
Qué usuario realizó el cambio.
La fecha y hora exacta del cambio.
El valor anterior y el valor actualizado de la preferencia.
Cambios en Tipos de Preferencia
Cuando se crea, edita o desactiva un Tipo de Preferencia desde el Centro de Gestión de Preferencias, el registro guarda:
Qué Tipo de Preferencia fue modificado.
Qué usuario realizó el cambio.
La fecha y hora del cambio.
Los detalles o ajustes específicos que cambiaron.
Nota: por ahora, los registros de auditoría documentan los cambios realizados por usuarios con sesión iniciada en CRMHUB. Los cambios que un contacto realiza por sí mismo desde el enlace de gestión de preferencias se rastrean por una vía distinta.
⚙️ Cómo acceder a los registros de auditoría
Ve a Configuración → Registros de Auditoría desde el menú de navegación de tu cuenta de CRMHUB.
Revisa las entradas del registro para ver el detalle de cada cambio: el usuario que hizo la modificación, el registro afectado (contacto o Tipo de Preferencia), la fecha y hora, y los valores anterior y actualizado.
Usa la opción de exportar cuando necesites descargar los registros para un reporte de cumplimiento, documentación o revisión interna.
Además, puedes usar los filtros disponibles para acotar los resultados y encontrar más rápido cambios de preferencias de contacto o modificaciones de Tipos de Preferencia específicos.
❓ Preguntas frecuentes
¿Qué tipos de cambios se registran? Dos categorías principales: los cambios de preferencias de contacto hechos por usuarios del equipo, y las modificaciones de Tipos de Preferencia en el Centro de Gestión de Preferencias.
¿Quién puede ver los Registros de Auditoría? El acceso depende de los permisos de tu cuenta en CRMHUB; los usuarios con acceso administrativo a Configuración pueden ver estas entradas.
¿Puedo exportar los registros para cumplimiento normativo? Sí, puedes exportarlos directamente desde la interfaz de Registros de Auditoría para respaldar reportes de cumplimiento, solicitudes de acceso a datos y documentación interna.
¿Cuánto tiempo se conservan los registros? Siguen las políticas estándar de retención de datos de CRMHUB. Consulta con el administrador de tu cuenta para conocer el detalle exacto.
¿El registro rastrea los cambios que hace el propio contacto desde el centro de preferencias? El registro actual documenta los cambios hechos por usuarios con sesión iniciada en la plataforma; los cambios que el contacto hace por su cuenta se rastrean de forma separada.
¿Puedo filtrar los registros de auditoría? Sí, puedes usar los filtros disponibles para acotar los resultados a cambios de preferencias de contacto o a modificaciones de Tipos de Preferencia.
🚀 ¡Mantén un historial claro y auditable de cada cambio en las preferencias de tus contactos y fortalece el cumplimiento normativo de tu operación de email!