📧 Conectar Google para Sincronización Bidireccional de Gmail
La Sincronización Bidireccional de Gmail te permite integrar tu cuenta de Gmail con CRMHUB, habilitando la sincronización de emails entre ambas plataformas en tiempo real.
📋 Contenido de este Tutorial
📧 ¿Qué es la Sincronización Bidireccional de Gmail?
🧭 Pasos para Configurar la Sincronización
🔄 Cómo Funciona la Sincronización entre el CRM y tu Cuenta de Email
⚙️ Otras Funcionalidades
📦 ¿Funciona con Emails Individuales, Masivos, y Workflows?
❓ Preguntas Frecuentes
📧 ¿Qué es la Sincronización Bidireccional de Gmail?
Es una función que habilita la sincronización bidireccional de emails entre Gmail y CRMHUB. Cualquier email enviado, recibido, o actualizado en Gmail se refleja automáticamente en el CRM, y viceversa. Esto asegura una vista unificada y actualizada de tus emails sin importar la plataforma.
Beneficios: sincroniza emails entrantes y salientes de contactos existentes hacia CRMHUB; crea contactos y agrega conversaciones sin esfuerzo desde Gmail; sincronización bidireccional en tiempo real para mejor eficiencia.
⚠️ Importante: la Sincronización Bidireccional de Gmail debe configurarse desde dentro de una cuenta, no desde el nivel de vista de agencia. Debes iniciar sesión directamente en la cuenta o usar la función "Iniciar Sesión Como" desde la vista de agencia.
🧭 Pasos para Configurar la Sincronización
Paso 1: Ve a Sincronización Bidireccional de Email. Haz clic en Configuración desde tu cuenta. Haz clic en la pestaña "Mi Perfil". Desplázate hacia abajo hasta la sección "Email (Sincronización Bidireccional)". Selecciona Gmail y haz clic en el botón "Conectar".
Paso 2: Conecta tu Cuenta de Gmail. Cuando se te pida, selecciona una cuenta de Gmail existente de tu navegador o conecta una nueva. Revisa la solicitud de permisos de LeadConnector y haz clic en "Continuar". Revisa la solicitud de acceso y haz clic en "Permitir". Después de completar los pasos, tu cuenta de Gmail seleccionada aparecerá bajo la pestaña de Sincronización Bidireccional de Email.
🔄 Cómo Funciona la Sincronización entre el CRM y tu Cuenta de Email
Hay dos formas de establecer la sincronización: 1. Puedes enviar un email a un contacto desde el CRM para iniciar la sincronización entre ambas plataformas. 2. También funciona si un contacto ya guardado en el CRM envía un email al usuario (que tiene la sincronización integrada) a su dirección de Gmail — el email se sincronizará en la pestaña de Conversaciones.
📝 Los emails de contactos que también son usuarios de la cuenta no se sincronizan, ya que pueden contener información confidencial.
⚠️ Gmail solo soporta ~500 emails por día; los que excedan ese límite no se enviarán exitosamente. El límite de tamaño de adjunto soportado para la sincronización es de 25 MB.
⚙️ Otras Funcionalidades
Actualizar Email: te permite cambiar tu ID de email conectado a otro sin desconectar la conexión previa. Los nuevos emails salientes del CRM comenzarán a sincronizarse con la nueva dirección agregada.
Desconectar Email: te permite desconectar tu conexión y detener la sincronización con el CRM. Después de desconectar, los emails o mensajes no se sincronizarán entre ambas plataformas.
Dirección BCC: puedes incluir la Dirección BCC en el campo Cc o Bcc al enviar un email desde Gmail/Outlook. Esto agregará automáticamente el contacto y la conversación a tu CRM. En adelante, cualquier email recibido de ese contacto en la bandeja de Gmail/Outlook se sincronizará automáticamente con el CRM.
📝 Puedes recibir un error de "Entrega incompleta" de Gmail al usar direcciones BCC. Esto ocurre porque usamos BCC para fines de registro, y Gmail no recibe un recibo de entrega para direcciones BCC. A pesar del error, tu mensaje probablemente sí se publicó exitosamente en el CRM.
📦 ¿Funciona con Emails Individuales, Masivos, y Workflows?
Email Individual: al conectar una cuenta de Gmail, ese ID de email se considera el dominio remitente para los emails individuales que el usuario envía. Aplica el límite diario de Google de 500 emails.
Email Masivo: se sigue enviando desde el proveedor de email a nivel de cuenta. La sincronización bidireccional no afecta esto.
Workflow y Automatización: los emails automatizados no se envían desde la sincronización bidireccional, sino desde los proveedores definidos a nivel de cuenta.
📝 El límite de Gmail de 500 emails por día solo aplica a emails individuales, así que puedes enviar emails masivos vía LeadConnector/SMTP sin preocuparte por alcanzar ese límite.
❓ Preguntas Frecuentes
¿Qué pasa con los emails recibidos de contactos existentes? Todos los emails entrantes de contactos existentes se reflejan tanto en tu CRM como en tu bandeja de Gmail/Outlook.
¿Eliminar una cuenta sincronizada borra los emails existentes? No. Los emails previamente sincronizados permanecen intactos; la sincronización solo afecta a emails nuevos enviados o recibidos después de eliminar la cuenta.
¿Se sincronizan nuevos emails después de eliminar una cuenta? No. Los emails nuevos enviados o recibidos después de eliminar la cuenta no se sincronizarán entre el CRM y Gmail/Outlook.
¿Se sincronizarán todos mis contactos existentes de Gmail? Sí, la Sincronización Bidireccional identifica y sincroniza contactos existentes de Gmail al CRM, pero los emails anteriores a la conexión no se pueden sincronizar retroactivamente.
¿Cómo se manejan los destinatarios cc/bcc en la sincronización? Si un usuario está en cc o bcc, o incluido en varios destinatarios en Gmail, esta información se refleja bajo el contacto correspondiente en el CRM. No se crean nuevos contactos para las direcciones de CC y BCC.
¿Cómo se maneja el hilo de conversación cuando hay varios destinatarios? En caso de varios destinatarios (para) en un email, el primer contacto se convierte en la pestaña de conversación en el CRM. Todos los emails subsecuentes aparecerán en ese hilo.
¿Qué pasa si cambian mis credenciales de inicio de sesión de Gmail? El CRM requerirá que vuelvas a autenticarte y sincronizar el email para mantener una conexión segura.
¿Qué pasa cuando se reenvía un email desde Gmail? Cualquier email reenviado a un contacto existente se tratará como un email enviado y se sincronizará bajo ese contacto en el CRM.